Steuerberater wechseln – so gelingt’s

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Was gilt es zu beachten, wenn ich meinen Steuerberater wechseln will? Wie funktioniert der Wechsel reibungslos und ohne Probleme? Wie finde ich den Steuerberater meiner Wahl? Der folgende Artikel verschafft Ihnen einen wichtigen Überblick.

1. Welche Gründe gibt es den Steuerberater zu wechseln?

Das Verhältnis zwischen Steuerberater und Mandant basiert nicht nur auf Zahlen, Daten und fachlicher Beratung, sondern zum großen Teil auch auf Vertrauen und Sympathie. Nicht selten nimmt der menschliche Faktor die entscheidende Rolle ein.

Sind Sie mit Ihrem Steuerberater nicht mehr zufrieden, ist es an der Zeit sich Gedanken über einen Wechsel zu machen. Die rechtliche Grundlage für eine Kündigung Ihres Steuerberaters bildet § 627 BGB oder alternativ der von Ihnen mit Ihrem alten Steuerberater abgeschlossene Vertrag. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Gründe, die zur Unzufriedenheit führen:

  • intransparente Kosten
  • mangelnde Erreichbarkeit
  • zu lange Bearbeitungsdauer
  • fehlende Spezialisierung
  • fehlerhafte Steuerberatung
  • fehlende Digitalisierung
  • zu große örtliche Distanz z.B. aufgrund eines Umzugs

Auch die fehlende "Chemie" zwischen Berater und Mandanten ist letztendlich ein Schlüsselkriterium. Sind Sie von diesen Problemen betroffen, ist es vielleicht an der Zeit sich nach einem neuen Steuerberater umzuschauen und einen Wechsel in Betracht zu ziehen. 

2. Wie finde ich den für mich passenden Steuerberater?

Da jeder Steuerberater sehr genau über das Einkommen, den Kontostand und die private Lebenssituation seiner Mandanten Bescheid weiß, ist es umso wichtiger, dass die Klienten ihrem Berater vertrauen. Persönliche Weiterempfehlung spielt damit eine entscheidende Rolle beim Wechsel des Steuerberaters. Hören Sie sich dazu in Ihrem Netzwerk um.

Bei welchem Steuerberater sind Ihre Freunde, Bekannten oder auch Ihre beruflichen Kontakte? Sind diese zufrieden mit dessen Leistungen? Suchen Sie auch nach anderen Bewertungen oder Rezensionen über den Steuerberater. Google ist hierfür prädestiniert.

Wenn Ihr neuer Steuerberater gewisse Fachkompetenzen, Fremdsprachen oder Branchenspezialisierungen vorweisen oder in einer bestimmten Region Deutschlands ansässig sein soll, empfiehlt sich ebenfalls auch die Internetrecherche. Mittlerweile existieren zahlreiche Online-Suchdienste:

Im Ergebnis sollte der neue Steuerberater zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passen. Wenn Sie z.B. einen Experten für Ihre Altersvorsorge und Testament suchen, wäre es praktisch, wenn der neue Berater gleichzeitig einen Rechtsanwaltstitel besitzt oder in seiner Sozietät ein Rechtsanwalt vor Ort ist.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Fachberaterausbildungen für Steuerberater, die vom Deutschen Steuerberaterverband e.V. angeboten werden. Auch hier lohnt ein Blick, ob der Steuerberater über eine derartige Qualifikation besitzt. Exemplarisch seien hier u.a. der Fachberater für Unternehmensnachfolge, Restrukturierung und Unternehmensplanung oder für das Gesundheitswesen genannt.

3. Gibt es einen guten Zeitpunkt zum Wechsel?

Wenn Sie einen Steuerberaterwechsel beabsichtigen, müssen Sie sich nun über den richtigen Zeitpunkt Gedanken machen. Grundsätzlich gibt es für einen Wechsel keine zu beachtenden Kündigungsfristen. Dies regelt § 627 BGB. Sollten Sie allerdings einen Vertrag mit Ihrem alten Berater abgeschlossen haben, kann dort etwas anderes vereinbart worden sein.

Einen Grund für die Kündigung müssen Sie Ihrem alten Steuerberater ebenfalls nicht mitteilen. Allerdings sollten Sie nicht voreilig handeln und den passenden Zeitpunkt auswählen. Sollte Ihr bisheriger Steuerberater beispielsweise bereits mit dem Jahresabschluss und den Steuererklärungen beschäftigt sein, sollten Sie mit dem Wechsel noch etwas warten. Andernfalls kann es passieren, dass Sie die gleiche Leistung doppelt bezahlen müssen, da Ihr alter Steuerberater selbstverständlich geleistete Stunden abrechnen darf, auch wenn die Leistung nicht fertiggestellt wurde.

Im Endeffekt wir Ihr neuer Steuerberater dann die gleichen Leistungen nochmals Ihnen gegenüber abrechnen. Vermeiden Sie daher, wenn möglich, den Wechsel während der Erstellung Ihres Jahresabschlusses, damit keine doppelten Kosten entstehen. 

Fazit: 

Der Steuerberaterwechsel sollte nach Möglichkeit nach Fertigstellung des Jahresabschlusses erfolgen. Der Jahreswechsel bietet hier einen guten Zeitpunkt, da die Bilanz in der Regel bereits erstellt ist und der alte Steuerberater die Buchhaltung sowie Lohn- & Gehaltsabrechnung zum 31.12. abschließen kann. Aus Dokumentationszwecken sollten Sie die Kündigung auch schriftlich aussprechen. Eine Kündigungsfrist gilt es, mit Ausnahme von einzelvertraglichen Regelungen, nicht zu beachten.

4. Checkliste - Was gilt es bei einem Steuerberaterwechsel zu beachten?

Wenn Sie nun den Schritt gehen und Ihren Steuerberater wechseln möchten, sollten Sie ein paar Dinge beachten, damit der Prozess möglichst reibungslos funktioniert. Die folgende Checkliste do´s & don´ts gibt Ihnen ein paar Tipps an die Hand, was es zu beachten gilt:

Do's

  • Informieren Sie Ihren alten Steuerberater sowohl persönlich als auch schriftlich über Ihren beabsichtigten Wechsel.
  • Begleichen Sie die ausstehenden Rechnungen vom alten Steuerberater, damit der Wechsel ohne Verzögerungen stattfinden kann.
  • Sorgen Sie anschließend für eine schnelle Datenübertragung vom alten an den neuen Steuerberater, damit dieser nahtlos mit den anstehenden Aufgaben beginnen kann.
  • Am besten suchen Sie sich einen Steuerberater, der zu Ihnen passt (siehe Kapitel 2) und digital arbeitet. So können Sie mit dem Wechsel des Steuerberaters gleichzeitig Effizienzgewinne für die zukünftige Zusammenarbeit erzielen.

Dont's

  • Gehen Sie nicht im Streit mit Ihrem bisherigen Steuerberater auseinander. Dies wirkt sich hinderlich aus, wenn Sie später z.B. noch einmal Unterlagen benötigen.
  • Wechseln Sie nicht mitten in der Bearbeitung des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung (siehe Kapitel 3), da Sie sonst ggf. die gleiche Leistung doppelt bezahlen müssen.
  • Fokussieren Sie sich bei einem Wechsel nicht nur auf die typischen Serviceangebote, wie Buchhaltung und Steuererklärung. Ihr neuer Steuerberater sollte als Dienstleister auch Zukunftsthemen und strategische Beratungen anbieten, um Sie bestmöglich zu unterstützen.
  • Vergessen Sie nicht die Vollmachten bei Ihrem alten Berater zu widerrufen.

5. Was geschieht mit meinen Unterlagen beim alten Steuerberater?

Grundsätzlich ist Ihr bisheriger Steuerberater verpflichtet, einen reibungslosen Wechsel zum neuen Steuerberater zu ermöglichen und die benötigten Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Dies regelt das Steuerberatungsgesetz. Allerdings ist der alte Berater nicht verpflichtet sämtliche Steuerunterlagen auszuhändigen. Auf jeden Fall hat er aber alle Belege auszuhändigen, die er von Ihnen erhalten hat. Anders verhält es sich aber mit den Unterlagen, die Ihr alter Steuerberater selbst erstellt hat.

Darunter fallen beispielsweise eigens angefertigte Gesprächsnotizen, Arbeitspapiere oder bereits zur Verfügung gestellte Schriftstücke, wie eine Steuererklärung oder ein Steuerbescheid. Auch die bereits im Laufe der Zeit an Sie elektronisch übermittelten Unterlagen, müssen nicht erneut ausgehändigt werden. Entsprechend wichtig ist es, dass Sie sämtliche Kommunikation und Unterlagen, die der alte Steuerberater Ihnen im Laufe der Zeit zur Verfügung gestellt hat, aufbewahren.

Der ehemalige Berater hat auch nur dann ein Zurückbehaltungsrecht der von ihm verwalteten Datenbeständen, sofern noch offene Honorarforderungen bestehen. Haben Sie alle Rechnungen des alten Steuerberaters beglichen, erfolgt der Datenaustausch heutzutage in der Regel problem- und nahtlos über elektronische Schnittstellen. DATEV nutzt dafür beispielsweise einen bequemen automatisierten Mandantenübertrag zwischen den beiden beteiligten Steuerberatern.

Für den Fall, dass die Übergabe der Unterlagen trotz ausgeglichener Honorarforderungen durch ihren alten Steuerberater nicht angestoßen wird oder Sie wiederholt nur unvollständige Daten erhalten, steht Ihnen auch die jeweils zuständige Steuerberaterkammer als Aufsichtsorgan und Beschwerdestelle zur Hilfe. Die Praxis zeigt aber, dass dies häufig nicht notwendig ist und der Wechsel des Steuerberaters zwischen den Beteiligten reibungslos funktioniert.

6. Welche Unterlagen benötigt der neue Steuerberater?

Damit Ihr neuer Steuerberater schnell einen Überblick über Ihren Fall gewinnen und ggf. auch schon Ihre ersten fachlichen Fragen beantworten kann, benötigt er selbstverständlich die ersten Unterlagen. Welche das genau sind, hängt von Ihrem Unternehmen ab und kann von Fall zu Fall variieren. Grundsätzlich sind aber die folgenden Steuerunterlagen und Daten von Relevanz:

  • Darstellung der persönlichen Vermögenslage und sonstige allgemeine Angaben
  • Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre sowie der Erstellungsberichte, wenn vorhanden
  • die laufende Buchhaltung des Unternehmens - dies umfasst u.a. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenliste, Liste der offene Posten, Aufstellung des Anlagevermögens
  • Personalliste sowie die letzten Lohnauswertungen, sofern der Steuerberater auch Gehaltsabrechnungen übernimmt (z.B. Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer, Arbeitsverträge, Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldungen)
  • Lohn-Archiv-DVD für in Zukunft stattfindende Prüfungen durch das Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung
  • Steuererklärungen sowie Steuerbescheide der letzten drei Jahre für alle relevanten Steuerarten, z.B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer
  • gesellschaftsrechtliche Unterlagen, z.B. Handelsregister-Auszug, Gesellschaftsvertrag
  • sonstige wichtige Verträge, z.B. Miet- oder Leasingverträge, Verträge mit Kunden und Lieferanten

Zu guter Letzt benötigt der neue Steuerberater auch eine von Ihnen unterschriebene Vollmacht von Ihnen. Mit dieser Vollmacht ist er in der Lage Ihr Steuerkonto beim Finanzamt abzurufen sowie Bescheide zu erhalten und sonstige Auskünfte vom Finanzamt und anderen Behörden zu erhalten. Letztendlich ist die Vollmacht die Legitimation für Sie als Steuerberater tätig zu werden.

7. Beispielhafter Ablauf eines Wechselprozesses

Wenn Sie auf der Suche nach einem neuen Steuerberater fündig geworden sind, zeigt Ihnen der folgende Ablauf, wie der Steuerberaterwechsel erfolgreich vonstattengehen kann.

Wechselwunsch äußern und ausstehende Honorarrechnungen begleichen

Damit der Wechsel möglichst reibungslos erfolgen kann, ist es wichtig, dass Sie von Anfang an mit offenen Karten spielen und Ihrem alten Steuerberater möglichst zeitnah über den Wechselwunsch informieren. Wahren Sie zudem ein professionelles Verhältnis und lassen Sie es nicht zu Spannungen kommen.

Dies kann andernfalls zu Verzögerungen bei der Übergabe des Mandats führen. Zu Ihren Pflichten zählt ebenfalls, dass Sie alle ausstehenden Rechnungen von Ihrem bisherigen Steuerberater bezahlen, da er andernfalls Ihre Unterlagen zurückbehalten kann, bis alle Zahlungen erfolgt sind.

Information an das Finanzamt

Durch Erteilung einer neuen Vollmacht an Ihren neuen Steuerberater, wird dieser gleichzeitig das Finanzamt über den Wechsel informieren. Dies geschieht elektronisch über die Vollmachtsdatenbank, auf welche sowohl das Finanzamt als auch die Steuerberater zugreifen können.

Auf Nummer Sicher gehen Sie, wenn Sie Ihren alten Berater zudem darum bitten, die bisherige Vollmacht beim Finanzamt zu widerrufen. So laufen Sie nicht Gefahr, dass ggf. noch Steuerbescheide an den nun nicht mehr zuständigen Steuerberater zugestellt werden.

Übergabe der Steuerunterlagen

Im dritten Schritt sind nun die in Kapitel 6 beschriebenen Unterlagen an den neuen Steuerberater zu übergeben. Sollten diese nicht vollständig sein, wird Ihr neuer Steuerberater die fehlenden Daten direkt beim Vorgänger anfragen. Heutzutage ist dies alles elektronisch möglich, da die Programme Schnittstellen besitzen, über die die Datensätze und Belege zügig transferiert werden können. Sodann steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

8. Gerne unterstütze ich Sie bei Ihrem Wechselwunsch

Sie möchten Ihren Steuerberater wechseln und benötigen Unterstützung? Gerne unterstütze ich Sie bei Ihrem Wechselwunsch. Dazu freue ich mich, Sie in einem persönlichen und unverbindlichen Erstgespräch kennenzulernen.

So legen wir die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Gleichzeitig loten wir Ihre Möglichkeiten für den Wechsel aus, klären ausstehende Fragen und besprechen anstehende to do's. 

Über den Autor

Henry Starck ist Steuerberater in Hamburg und Gründer der Steuerberatungskanzlei Henry Starck. Nach seiner langjährigen Tätigkeit in einer Big 4-Gesellschaft sowie einer mittelständischen Steuerberatungskanzlei hat sich der gebürtige Mecklenburger Anfang 2021 selbstständig gemacht. Er steht Unternehmer*innen & Privatpersonen als Steuerberater zur Seite.


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