Fahrtenbuch: Anforderungen & eine ordnungsgemäße Führung

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Fahrtenbücher und die private Nutzungsmöglichkeit von Firmenfahrzeugen sind regelmäßig Gegenstand steuerlicher Außenprüfungen sowie von Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung. Gerade weil das Führen eines Fahrtenbuches sehr fehleranfällig ist, wirft das Finanzamt sehr gerne einen Blick in diese Aufzeichnungen. Nicht selten mit negativen Folgen für den Steuerpflichtigen.

Damit Ihnen das nicht passiert, enthält dieser Artikel wichtige Tipps, damit Ihr Fahrtenbuch auch rechtssicher ist und die hohen Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an mich - Ihr Steuerberater in Hamburg.

1. Allgemeines zu privaten Fahrten

Die private Nutzung eines Firmenfahrzeuges durch den Unternehmer oder einem Arbeitnehmer stellt eine unentgeltliche Wertabgabe bzw. einen geldwerten Vorteil dar, welcher beim Unternehmer zu einer Erhöhung des Gewinns und beim Arbeitnehmer zu zusätzlichem Arbeitslohn im Rahmen der Gehaltsabrechnung führt. 

Dabei gelten für die Bewertung der Überlassung eines Firmenwagens an den Arbeitnehmer und die Bewertung der Nutzungsentnahme aufgrund der privaten Kraftfahrzeugnutzung durch den Unternehmer die gleichen gesetzlichen Regelungen. Die Bewertung kann anhand der zwei verschiedenen Möglichkeiten vorgenommen werden (§ 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 EStG):

  • die Ein-Prozent-Regelung als pauschales Ermittlungsverfahren oder
  • das Einzelnachweisverfahren, das ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch voraussetzt

Grundsätzlich ist für die Berechnung die pauschale Ein-Prozent-Regelung anzuwenden, es sei denn, die tatsächlichen Fahrten und die private Nutzung wird durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen. Der Nutzungswert beträgt bei der pauschalen Ermittlung pro Monat ein Prozent des auf 100 Euro abgerundeten inländischen Brutto-Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, § 8 Abs. 2 EStG).

Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. der Kosten für die Sonderausstattung (z.B. Autoradio, Metallic- Lackierung, Klimaanlage, Navigations- und Diebstahlsicherungssystem) und einschließlich der Umsatzsteuer. Außer Ansatz bleiben hingegen die folgenden Kosten, da nicht zum Listenpreis gehörend:

  • Zulassungskosten
  • Zusatzreifen
  • Felgen
  • Überführungskosten
  • Kosten für den Kfz-Brief oder
  • Kosten für das Autotelefon (eigenes Wirtschaftsgut) einschließlich einer Freisprecheinrichtung

Die Berechnung anhand der Ein-Prozent-Regelung im Zusammenspiel mit dem Brutto-Listenpreis kann insbesondere bei älteren und damit schon fast abgeschriebenen Fahrzeugen zu einem hohen Ungleichgewicht zwischen dem geldwerten Vorteil bzw. der unentgeltlichen Wertabgabe und den tatsächlich entstanden PKW-Kosten führen. Damit dies nicht geschieht, ist der private Nutzungsanteil auf die tatsächlichen Ausgaben begrenzt (sog. Kostendeckelung).

Hinweis: 

Auch im Rahmen eines Ehegatten-Arbeitsverhältnisses ist die Gestellung eines Firmenfahrzeuges zur privaten Nutzung an den/die Ehegatten*in anzuerkennen, wenn die konkreten Konditionen der Kfz-Gestellung im Einzelfall fremdüblich sind – also auch unter fremden Dritten so vereinbart worden wären.

2. Formale Fahrtenbuch-Anforderungen

Die Anforderungen des Finanzamts an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind ohne Zweifel sehr streng und zum Teil für die betroffenen Fahrzeughalter nur mit sehr viel Zeitaufwand zu erfüllen. Nicht ohne Grund muss sich auch der Bundesfinanzhof (BFH) immer wieder mit diesen Sachverhalten beschäftigen. Wer sich dennoch eines Fahrtenbuchs bedient und die folgenden Tipps beherzigt, kann Steuervorteile erzielen und Steuern sparen.

Hinweis: 

Sofern Sie Ihre Fahrten mit Ihrem Dienstwagen mittels Fahrtenbuch nachweisen, kommt ein unterjähriger Wechsel der Ermittlungsart hin zur pauschalen Ein-Prozent-Methode sowie umgekehrt nicht mehr in Betracht. Sie sind an das gewählte Verfahren für das gesamte Jahr gebunden. Siehe dazu auch das BFH-Urteil vom 20.03.2014, BStBl. II S. 643.

Zu aller erst wird das Fahrtenbuch nur dann vom Fiskus akzeptiert, wenn die Aufzeichnungen zeitnah, lückenlos, vollständig und schlüssig sind sowie Änderungen im Nachhinein ausgeschlossen sind. Zudem muss jede Fahrt des Fahrzeugs aufgezeichnet und als betrieblich oder privat gekennzeichnet werden. Auch die Fahrten zwischen. Wohnung und Arbeitsstätte sind aufzuzeichnen.

Eine zeitnahe Aufzeichnung verlangt, dass sämtliche Angaben im Fahrtenbuch sofort nach Fahrtende oder allerspätestens am Ende des Tages aufgezeichnet werden müssen. Eine nachträgliche Aufzeichnung anhand eines Terminkalenders oder eigener Notizen ist damit schädlich.

Damit Ihr Fahrtenbuch auch vollständig dokumentiert ist, sind folgende Angaben zudem verpflichtend:

  • Bei dienstlichen Fahrten:
  • Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder beruflichen oder betrieblich veranlassten Fahrt
  • Fahrtziele und Zweck der Reisen sowie die Route bei Umwegen
  • Reisezweck und Angabe des Geschäftspartners oder des Kunden
  • Bei Privatfahrten reichen die Angaben über die privat gefahrenen Kilometer
  • Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk, da diese wiederholt auftauchen

Hinweis: 

Sofern Sie aufgrund berufsrechtlicher Vorgaben zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater), reicht die Angabe "Mandantenbesuch/Patientenbesuch", sofern die Namen und Adressen der Kunden in einem gesondert geführten Verzeichnis dokumentiert werden.

Zudem wurde mit BFH-Urteil vom 09.11.2005 (BStBl. 2006 II S. 408) festgelegt, dass die Einträge im Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden müssen und die Möglichkeit einer nachträglichen Änderung der Angaben nicht gegeben sein darf. Die Sammlung loser Zettel kann somit per Se nicht die Anforderungen eines Fahrtenbuches erfüllen. Auch in Microsoft Excel geführte Fahrtenbücher erfüllen diese Anforderungen nicht und werden mit Freude vom Finanzamt verworfen!

3. Das elektronische Fahrtenbuch

Den kompletten Aufwand, den das Führen eines Fahrtenbuches mit sich bringt, kann zum Teil durch ein elektronisches Fahrtenbuch reduziert werden. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter, wie z.B. Vimcar, Webfleet Solutions oder Lexware Fahrtenbuch, die sich durch benutzerfreundliche und einfache Bedienung mittels App auszeichnen. Durch einen im Motorraum installierten Stecker werden sämtliche Fahrten, Routen und Kilometerstände aufgezeichnet und in die App übertragen. Der Unternehmer oder Arbeitnehmer tätigt dann anschließend innerhalb von sieben Tagen nur noch die Angaben zum Reisezweck oder dem Anlass der Fahrt.

Wichtig zu wissen ist, dass die Anbieter der elektronischen Fahrtenbücher zwar nicht vom Finanzamt zertifiziert werden. Dafür wird ein elektronisches Fahrtenbuch aber grundsätzlich vom Fiskus anerkannt, sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen, wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Dies bedeutet, dass Inhalt und Form des Fahrtenbuchs nachträglich nicht verändert werden können oder diese Veränderungen protokolliert werden müssen.

Dies kann nur durch eine Änderungshistorie mit entsprechender Angabe der ursprünglichen und der neuen Angaben inkl. Datum der Änderung erfolgen. Auch müssen die Daten und Einträge des Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können. Diese Punkte sind auch den Herstellern von elektronischen Fahrtenbüchern bekannt. Achten Sie bitte dennoch bei der Auswahl eines Anbieters darauf, dass das elektronische Fahrtenbuch die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.

Fahrtenbuch welche Anforderungen

4. Was ist günstiger: Fahrtenbuchmethode oder Ein-Prozent-Regelung?

Ob Sie ein Fahrtenbuch führen sollten oder die Ein-Prozent-Regelung für Sie günstiger ist und mit welche Methode Sie mehr Steuern sparen können, kann pauschal nicht beantwortet werden. Es kommt wie so oft im Steuerrecht auf den Einzelfall an.

Ein erster Indikator ist die Strecke, die Sie als Fahrer mit dem Firmenwagen für Privatfahrten zurücklegen. Findet der Dienstwagen überwiegend für Privatfahrten Verwendung, lohnt sich in aller Regel die Ein-Prozent-Regel. Werden hingegen weniger Kilometer für private Zwecke abgespult, kann sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Sie deutlich in Form von geringeren Steuern auszahlen. Grundsätzlich sprechen die folgenden Punkte eher für die Nutzung des Fahrtenbuchs:

  • der Anteil der Fahrten mit dem Fahrzeug für private Zwecke ist sehr gering
  • die Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs ist gering
  • das Fahrzeug hatte zum Zeitpunkt der Erstzulassung einen hohen Bruttolistenpreis
  • das Fahrzeug wurde mit einem großen Rabatt von der Firma erworben
  • das Fahrzeug ist bereits abgeschrieben
  • es handelt sich um ein gebrauchtes Fahrzeug
  • eine große Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 

Wer zudem ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, profitiert am Jahresende von dem Vorteil zur Ein-Prozent-Methode zurück zu wechseln, wenn er merkt, dass er z.B. viele private Fahrten mit dem Firmenwagen zurückgelegt hat und die pauschale Methode so zu einem günstigeren steuerlichen Ergebnis führt als das Fahrtenbuch. Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch fehlt es hingegen an dieser Wahlmöglichkeit, sodass ggf. vermeidbare Steuern anfallen

Die folgende Beispielrechnung zeigt die unterschiedlichen Berechnungen der zwei Methoden:

Der Arbeitgeber A stellt seinem Mitarbeiter M einen zum Betriebsvermögen gehörenden Firmenwagen auch für private Zwecke zur Verfügung. Der Bruttolistenpreis (also inkl. USt) im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs sowie die Anschaffungskosten betragen jeweils 60.000 Euro. Wohnung und erste Tätigkeitsstätte sind 20km voneinander entfernt. Von den insgesamt im Jahr zurückgelegten 30.000 km entfallen 10.000 km auf private Fahrten (33%).

Fahrtenbuch:

Kosten Abschreibung auf 6 Jahre (ohne USt):

8.403 Euro

sonstige lfd. und fixe Kfz-Ausgaben:

3.597 Euro

Gesamtkosten

12.000 Euro

steuerpflichtiger geldwerter Vorteil des Fahrers bei 33% privatem Anteil: 4.000 Euro

Bei einem persönlichen Steuersatz von 30% entspricht dies einer Steuer von 1.200 Euro.

Pauschale Methode mit 1%:

zwölf Monate x 1% x 60.000 Euro

7.200 Euro

zwölf Monate x 0,03% x 60.000 Euro x 20 km

3.597 Euro

Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil des Fahrers: 11.520 Euro.

Bei einem persönlichen Steuersatz von 30% entspricht dies einer Steuer von 3.456 Euro.

Sofern also ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegt, profitiert der Mitarbeiter M von einer Steuerersparnis von 2.256 Euro.

Hinweis: 

Zahlen Sie als Angestellter auf Verlangen Ihres Arbeitgebers für die private Nutzung des Dienstwagens ein Entgelt oder tragen Sie einzelne Kosten selbst (z.B. pauschale oder Kilometer-bezogene Zuzahlungen, (teilweise) Übernahme der Leasingraten), mindert dies den geldwerten Vorteil.

5. Checkliste

Die folgende Checkliste bietet Ihnen noch einmal zusammengefasst, auf welche Punkte Sie achten müssen, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen. Somit haben Sie eine Entscheidungsgrundlage, ob sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Sie trotz des hohen organisatorischen Aufwands lohnt, oder Sie besser auf die bequemere pauschale Berechnung mittels der Ein-Prozent-Regelung zurückgreifen.

  • die Besteuerung mittels Fahrtenbuch ist zwar aufwendig, kann meiner Meinung nach aber für Sie bares Geld bedeuten
  • zwingende Voraussetzung für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs durch das Finanzamt ist, dass das Fahrtenbuch für das gesamte Jahr bzw. ab Kauf ordnungsgemäß geführt wird
  • sämtliche Aufwendungen vom Firmenwagen müssen vollständig aufgezeichnet und lückenlos durch Belege nachgewiesen werden
  • das Fahrtenbuch muss zwingend folgende Anhaben enthalten:
  • Kennzeichen, damit nachvollzogen werden kann, für welches der Kraftfahrzeuge das Fahrtenbuch gilt
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
  • ausgeschriebenes Ziel der Reise, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner, Kunden oder Unternehmen
  • Grund der beruflichen bzw. dienstlichen Fahrt
  • Alternativ zum Fahrtenbuch ist auch ein Fahrtenschreiber zweckmäßig, wenn er dieselben Anforderungen, wie ein Fahrtenbuch erfüllt (Vollständigkeit, lückenlos, unveränderbare Aufzeichnungen etc.)
  • gerundete Kilometerangaben führen zu einem nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk
  • bei privaten Fahrten reicht die Aufzeichnung von Kilometerstand und Datum
  • bei gemischten Fahrten mit privatem und betrieblichem Anteil muss der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung dokumentiert werden
  • Abkürzungen im Fahrtenbuch müssen selbsterklärend sein und kommen nur für häufig aufgesuchte Reiseziele, wie z.B. Unternehmen, Geschäftspartner, Kunden infrage (ggf. sollte ein Abkürzungsverzeichnis angelegt werden)
  • Umwegfahrten sollten begründet werden, wenn z.B. ein Stau umfahren wird
  • ein Fahrtenbuch in Microsoft-Excel wird vom Fiskus nicht anerkannt, da die Aufzeichnungen jederzeit veränderbar sind und vorgenommene nachträgliche Änderungen nicht protokolliert werden
  • für Arbeitserleichterungen sorgen mittlerweile zahlreiche elektronische Fahrtenbücher, die mithilfe eines elektronischen Steckers im Motorraum alle Fahrten aufzeichnen und eine Dokumentation des Fahrtenbuches mittels App ermöglichen

Hinweis: 

Der BFH hat entschieden, dass nur kleinere Mängel noch nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, sofern die Angaben insgesamt weiter plausibel und schlüssig sind (Urteil vom 10.04.2008, BStBl. II S. 768). Trotz kleiner Mängel muss aber noch eine gewisse Gewähr für Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Anteils der Privatfahrten an den Gesamtfahrten möglich sein.

6. Konsequenzen eines fehlerhaften Fahrtenbuchs

Wurde der Nachweis, die Berechnung und die Versteuerung der Privatfahren bisher mittels Fahrtenbuch durchgeführt, und nun aufgrund von Beanstandungen des Finanzamts das Fahrtenbuch verworfen, führt dies zwingend zur Anwendung der pauschalen Ein-Prozent-Methode. In der Regel ist dies mit Steuernachzahlungen verbunden, da das Fahrtenbuch in vielen Fällen die günstigere Variante ist (siehe Punkt 3 Was ist günstiger?).

Das Schlimmste: Der von Ihnen über den gesamten Zeitraum durchgeführte Dokumentationsaufwand war vergebens und Ihre Mühe umsonst. Damit Sie davor geschützt sind, erhalten Sie anbei ein paar grundsätzliche Fehler, auf die sich jeder Finanzbeamte stürzt und von Ihnen daher vermieden werden müssen:

  • die Formvorgaben eines geschlossenen Buches werden von Ihrem Fahrtenbuch nicht erfüllt (z.B. Zettelwirtschaft)
  • Ihre Aufzeichnungen werden nicht zeitnah durchgeführt, was häufig auch anhand einer über längeren Zeit gleichmäßigen Schriftbildes oder der gleichen Schriftfarbe auffällt
  • unschlüssig erscheinende Angaben, die bspw. durch Vergleich von Werkstattrechnungen, Tankbelegen und Fahrtenbuch auffallen
  • Sie nutzen ein ungeschütztes Tabellenkalkulationsprogramm als Fahrtenbuch, sodass nachträgliche Änderungen der Daten nicht ausgeschlossen werden können

Auch wenn kleinere Mängel, wie in Kapitel 4 beschrieben, unschädlich sind, ist diese Grenze schnell erreicht. So stellte der BFH z.B. fest, dass mehrfach wiederholte Fahrten zu ein und demselben Ziel ohne Begründung mit verschiedenen Kilometerangaben zwischen 232 km und 288 km zu einem nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuch führen, wenn keine Angabe erfolgt, warum die Strecken unterschiedlich lang waren. Der BFH ging in der Folge davon aus, dass erhebliche private Fahrten nicht im Fahrtenbuch aufgezeichnet wurden.

7. Umsatzsteuerliche Betrachtung

Grundsätzlich unterliegt die private Nutzung von zum Betriebsvermögen gehörenden Firmenfahrzeugen der Umsatzsteuer mit dem Regelsteuersatz von 19 %. Sofern die Überlassung an einen Arbeitnehmer erfolgt, ist der ertragsteuerliche Wert auch die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer. Auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten aufgrund einer doppelten Haushaltsführung sind umsatzsteuerlich den privaten Fahrten zuzurechnen und fließen in die Bemessungsgrundlage mit ein.

Erfolgt die Privatnutzung hingegen durch einen Unternehmer und werden die privaten Fahrten mittels Fahrtenbuch nachgewiesen, ist die Umsatzsteuer nur anhand des Anteils der auf den Privatanteil entfallenden Betriebsausgaben zu berechnen. Dabei können die nicht mit Vorsteuer belasteten Betriebsausgaben (z.B. Kfz-Steuer, Versicherungen) unberücksichtigt bleiben.

8. Beispiel für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Fahrtenbuch Beispiel

Über den Autor

Henry Starck ist Steuerberater in Hamburg und Gründer der Steuerberatungskanzlei Henry Starck. Nach seiner langjährigen Tätigkeit in einer Big 4-Gesellschaft sowie einer mittelständischen Steuerberatungskanzlei hat sich der gebürtige Mecklenburger Anfang 2021 selbstständig gemacht. Er steht Unternehmer*innen & Privatpersonen als Steuerberater zur Seite.


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